vi
en

QUY TẮC ỨNG XỬ VÀ ĐẠO ĐỨC CỦA PPB DÀNH CHO BAN LÃNH ĐẠO VÀ NHÂN VIÊN

Bộ Quy tắc Ứng xử và Đạo đức của Tập đoàn áp dụng cho và cung cấp hướng dẫn về các tiêu chuẩn hành vi được kỳ vọng đối với tất cả các giám đốc và nhân viên (“Nhân sự”) của PPB Group Berhad (“PPBHO”) và các công ty con của tập đoàn (gọi chung là “Tập đoàn”).

1. Tổng quát
Bạn được yêu cầu luôn duy trì một mức độ ứng xử và hành vi cá nhân chấp nhận được và thỏa đáng, theo cách không làm tổn hại hoặc ảnh hưởng xấu đến hình ảnh và uy tín tốt đẹp của Tập đoàn. Hướng dẫn này đưa ra các tiêu chuẩn tối thiểu về ứng xử và hành vi cá nhân cần được tuân thủ nhằm thúc đẩy và duy trì một chuẩn mực đạo đức thống nhất trong toàn Tập đoàn.
2. Các nguyên tắc liên quan đến Bộ Quy tắc Ứng xử và Đạo đức
Bộ quy tắc bao gồm các nguyên tắc chính sau:
a. Tránh xung đột lợi ích.
b. Tránh việc lạm dụng và/hoặc lợi dụng chức vụ.
c. Đảm bảo việc bảo vệ tài sản và lợi ích của Tập đoàn, giữ bí mật thông tin và ngăn chặn việc sử dụng sai thông tin có được từ hoạt động của Tập đoàn, cho mục đích cá nhân hoặc bất kỳ mục đích nào khác ngoài mục đích mà Tập đoàn đề ra.
d. Đảm bảo tuân thủ các luật, quy tắc, quy định hiện hành và các chính sách của Tập đoàn.
e. Khuyến khích việc báo cáo các hành vi trái pháp luật hoặc phi đạo đức.
Ngoài những nguyên tắc này, bạn phải chấp nhận trách nhiệm cá nhân đối với hành động của mình và đảm bảo rằng cách ứng xử của bạn đáp ứng các tiêu chuẩn cao về tính liêm chính và trung thực mà mỗi Nhân sự của Tập đoàn được kỳ vọng.
3. Tuân thủ
Tuân thủ pháp luật là nền tảng mà trên đó các chuẩn mực đạo đức của Tập đoàn được xây dựng. Tập đoàn cam kết tiến hành hoạt động kinh doanh phù hợp với tất cả các luật, quy tắc và quy định hiện hành tại các quốc gia nơi Tập đoàn hoạt động.
Bạn được yêu cầu tuân thủ tất cả các luật, quy tắc và quy định áp dụng cho công việc của mình, bao gồm cả các chính sách và thủ tục của Tập đoàn được ban hành theo các luật, quy tắc và quy định đó. Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các luật liên quan đến rửa tiền, tham nhũng, cạnh tranh/chống độc quyền, bảo vệ dữ liệu cá nhân, quấy rối tình dục, các yêu cầu niêm yết của Thị trường chính Bursa Malaysia, và các quy định khác.
4. Xung đột lợi ích
Bạn không được trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào bất kỳ hoạt động kinh doanh hoặc hoạt động nào khác cạnh tranh hoặc xung đột với lợi ích của Tập đoàn. Những hoạt động này bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các trường hợp sau:
i. Các lợi ích kinh doanh khác
Là nhân viên của Tập đoàn, bạn không được tiến hành bất kỳ hoạt động kinh doanh nào khác ngoài hoạt động kinh doanh của Tập đoàn trong giờ làm việc.
ii. Việc làm khác
Là nhân viên của Tập đoàn, bạn phải dành toàn bộ thời gian, sự chú ý, năng lượng và kỹ năng của mình cho hoạt động kinh doanh của Tập đoàn và được khuyến nghị không nên đảm nhận thêm công việc bên ngoài. Nếu bạn muốn tham gia công việc khác, bao gồm tự kinh doanh hoặc làm việc bán thời gian, công việc đó phải được thực hiện ngoài giờ làm việc bình thường và không được xung đột với nhiệm vụ cũng như ảnh hưởng đến việc thực hiện công việc tại Tập đoàn.
iii. Chức vụ giám đốc tại doanh nghiệp khác
4.2. Xung đột lợi ích
4.2.1. Xung đột Lợi ích là khi mối quan hệ cá nhân trở thành rào cản khiến cho một nhân viên không thể thực hiện nhiệm vụ của mình một cách công bằng và không thiên vị. Điều này xảy ra khi lợi ích riêng của Nhân viên cản trở hoặc không phù hợp với lợi ích của Tập đoàn, hoặc khi các thành viên gia đình hoặc bạn bè của nhân viên đó nhận được những lợi ích không phù hợp do những mối quan hệ này mang lại.
4.2.2. Khi Tập đoàn nhận được yêu cầu đóng góp hoặc tài trợ từ bên thứ ba, Nhân viên đề xuất hoặc phê duyệt khoản đóng góp SẼ phải khai báo mối quan hệ [4] của họ (nếu có) với bên thứ ba đó. Nhân viên phải hoàn thành Biểu mẫu Khai báo Xung đột Lợi ích trình HOD phê duyệt. Nếu cần, HOD có thể tham khảo ý kiến của HOC hoặc Giám đốc điều hành hoặc Giám đốc điều hành của Tập đoàn trước khi quyết định thực hiện đóng góp. Bất kể xung đột lợi ích đó là thực tế, tiềm ẩn hay có thể nhận thấy được, các cá nhân nói trên không được tham gia vào việc đưa ra quyết định có thể bị ảnh hưởng bởi xung đột đó.
4.2.3. Nếu xung đột lợi ích liên quan đến HOC, nhân viên có thể gửi kê khai đến Giám đốc điều hành (“CEO”). Nếu xung đột lợi ích liên quan đến Giám đốc điều hành (“CEO”) hoặc Giám đốc điều hành tập đoàn (“Group MD”) thì nhân viên sẽ gửi bản kê khai đến chủ tịch hội đồng quản trị (“BOD”) Để biết thêm thông tin về quản lý Xung đột lợi ích, vui lòng tham khảo Chính sách và Thủ tục và Xung đột lợi ích.
4.3. Tập đoàn CẤM tất cả các khoản đóng góp từ thiện và tài trợ với mục đích kinh doanh, bất kể dưới hình thức nào, cho dù chúng được trao trực tiếp hay gián tiếp.
4.4. Các đối tác kinh doanh hoặc các bên thứ ba khác có thể yêu cầu quyên góp hoặc tài trợ trong giai đoạn nhạy cảm. Trong những trường hợp như vậy, KHÔNG NÊN xem xét yêu cầu trước, trong hoặc ngay sau khi đàm phán hợp đồng hoặc sự kiện quan trọng đó, như trong quá trình kiểm toán hoặc thanh tra, để tránh mọi nhận thức tiêu cực về hối lộ.
4.5. Để rõ ràng, khi Tập đoàn quyên góp từ thiện hoặc tài trợ cho một sự kiện của tổ chức nào đó (người nhận) và người nhận lại mời tập đoàn tham dự/ tham gia sự kiện nói trên, thì nhân viên được phép tham gia sự kiện đó, và cần có sự chấp thuận của HOD trước khi tham gia. Tập đoàn cho phép nhân viên nhận những món quà tặng doanh nghiệp hoặc những món quà tặng khi đến tham gia chương trình, mà những món quà này có giá trị hợp lí và được tặng cho tất cả những người tham dự. Để biết thêm thông tin, vui lòng tham khảo Quy trình và Chính sách Không quà tặng và Hướng dẫn Ngoại lệ về Quà tặng.
5. Ủy quyền hoạt động từ thiện và tài trợ
5.1. Ngân sách liên quan đến đóng góp từ thiện và tài trợ được phê duyệt bởi Hội đồng quản trị của Tập đoàn PPB Berhad (“PPB Group BOD”). Kế hoạch CSR sẽ được xem xét sơ bộ bởi Phòng CSR. Sau đó, Phòng CSR sẽ trình ngân sách CSR của Tập đoàn cho Ban chỉ đạo phát triển bền vững của Tập đoàn PPB để phê duyệt về nguyên tắc, trước khi nhận được phê duyệt cuối cùng từ Hội đồng quản trị của Tập đoàn PPB.
5.2. Đối tượng nhận từ thiện và tài trợ sẽ được quyết định dựa trên đề xuất của Phòng Phát triển Bền vững (PPBHQ)/ Phòng Đối ngoại (FFM Group)/ Phòng Quan hệ Công chúng và Thương hiệu (GSC Group) hoặc Phòng Truyền thông Tiếp thị (PPB Properties) (tùy từng trường hợp), đã được thẩm định và được HOC/CEO/Group MD chấp thuận.
5.3. Đối với các hoạt động quyên góp và tài trợ cho lễ hội, chẳng hạn như Tết Nguyên đán, Hari Raya Aidilfitri, v.v., phải được sự chấp thuận của Phòng Phát triển Bền vững (PPBHQ)/ Phòng Đối ngoại Doanh nghiệp (Tập đoàn FFM)/ Phòng Quan hệ Công chúng và Thương hiệu (Tập đoàn GSC) hoặc Phòng Tiếp thị Phòng Truyền thông (PPB Properties) (tùy từng trường hợp) và/hoặc HOC/CEO/MD tập đoàn, theo các thực thể tương ứng Giới hạn ủy quyền Tài chính (“FAL”).
5.4. Không được quyên góp từ thiện và tài trợ cho các cá nhân, trừ khi được sự chấp thuận của Phòng Phát triển Bền vững (PPBHQ)/ Phòng Đối ngoại Doanh nghiệp (FFM Group)/ Phòng Quan hệ Công chúng và Thương hiệu (GSC Group) hoặc Phòng Truyền thông Tiếp thị (PPB Properties) (tùy từng trường hợp) và CEO/MD của Tập đoàn, theo FAL.
5.5. Đôi khi, Tập đoàn cũng có thể nhận được các đề nghị tài trợ, ví dụ: các đề nghị tài trợ thuộc một phần của chiến lược tiếp thị/khuyến mãi, theo đó nhà sản xuất đề nghị tài trợ các sản phẩm hoặc thiết bị của họ trong chương trình CSR của Tập đoàn. Bất kỳ đề nghị tài trợ nào mà công ty nhận được sẽ được đánh giá để đảm bảo tính hợp pháp và có các biện pháp kiểm soát thích hợp để ngăn chặn việc tài trợ ảnh hưởng đến việc ra quyết định của Tập đoàn. Nhân viên cũng phải được sự chấp thuận bằng văn bản từ HOD của mình và HOC/CEO/MD của Tập đoàn.
5.6. Vui lòng tham khảo Chính sách CSR của các Đơn vị Kinh doanh tương ứng để biết thông tin chi tiết về cách quản lý các khoản đóng góp và yêu cầu tài trợ.
6. Tiến hành thẩm định
Tất cả các yêu cầu đóng góp từ thiện và tài trợ sẽ phải được xem xét kỹ lưỡng bởi Phòng phát triển Bền vững (PPBHQ)/ Phòng Đối ngoại Doanh nghiệp (FFM Group)/ Phòng Quan hệ Công chúng và Thương hiệu (GSC Group) hoặc Phòng Truyền thông Tiếp thị (PPB Properties) (tùy từng trường hợp). Việc kiểm tra thẩm định là cần thiết để xác định tính hợp pháp của (các) yêu cầu, bao gồm tính hợp pháp của người yêu cầu và người thụ hưởng.
7. Thanh toán chi phí và lưu trữ hồ sơ
7.1. Đối với PPB Group HQ, tất cả các yêu cầu đóng góp và tài trợ, cả về tài chính và hiện vật, đều phải được gửi đến Phòng Phát triển bền vững. Đối với các đơn vị kinh doanh (BU) khác, yêu cầu bằng văn bản phải được gửi tới Phòng Đối ngoại Công ty (FFM Group)/ Phòng Quan hệ Công chúng và Thương hiệu (GSC Group) hoặc Phòng Truyền thông Tiếp thị (PPB Properties) (tùy từng trường hợp).
7.2. Tất cả các khoản thanh toán sẽ được thực hiện trực tiếp vào tài khoản ngân hàng chính thức của tổ chức từ thiện hoặc người yêu cầu (cá nhân). Không cho phép thanh toán của bên thứ ba, cho dù là cá nhân hay tổ chức khác.
7.3. Trường hợp tài trợ cho người thụ hưởng liên quan đến bên thứ ba, ví dụ: nhà thầu/nhà cung cấp/nhà cung cấp dịch vụ, việc thanh toán sẽ được thực hiện trực tiếp cho bên thứ ba đối với công việc được thực hiện hoặc hàng hóa/dịch vụ được cung cấp
7.4. Tất cả các giao dịch sẽ được ghi lại và lưu trữ hồ sơ một cách chính xác.

ghi chú:

[1] “Tập đoàn PPB Group” hoặc “Tập đoàn” là tập đoàn PPB Berhad và các công ty con.

[2] Đại diện bao gồm cả vợ chồng và các thành viên trong gia đình.

[3] Trong phạm vi mục đích của Chính sách này, thuật ngữ “Đối tác kinh doanh” bao gồm, nhưng không giới hạn ở các nhà cung cấp, đại lý, nhà thầu, nhà cung cấp dịch vụ, tư vấn, cố vấn, nhà phân phối, liên doanh hoặc đối tác, các bên liên kết và bất kỳ bên thứ ba khác đại diện cho PPB Group.

[4] Mối quan hệ ở đây đề cập đến mối quan hệ với những người có quan hệ gần gũi với nhau, tức là người thân hoặc cộng sự thân thiết. Vui lòng tham khảo Chính sách Thủ tục và Xung đột Lợi ích để biết thêm thông tin.